Nio år, mer än 60 miljoner kronor och flera inköp från en och samma bilhandlare. Nu kan BT och UT i en gemensam granskning avslöja att ett kommunalt bolag har kringgått lagen om offentlig upphandling (LOU) vid inköp av runt 250 fordon.

Det handlar om Ulricehamns energi (UEAB) som sedan 2004 har haft i uppgift att köpa in fordon åt Ulricehamns kommunala verksamheter.

Vi har gått igenom samtliga av bolagets fakturor för fordonsinköp från 2014 till 2020 (äldre fakturor än så finns inte tillgängliga av arkiveringsskäl, menar bolaget). Där framgår att bilar årligen har köpts in för miljonbelopp. Men när vi begär ut upphandlingsunderlag för bilaffärerna från Ulricehamns energi får vi inget sådant. I stället uppdagas det att bolaget har handlat direkt av bilhandlare och leverantörer. Det bekräftar den person som är ytterst ansvarig för upphandling av fordon vid UEAB i ett mejl.

Senare ska det också visa sig att bolaget har gjort fel åtminstone sedan 2012, vilket vd:n medger i ett mejl efter flera påtryckningar. Men hur det har sett ut mellan 2004 och 2012 har bolaget svårt att redovisa.

– Vi har haft en rutin under flertalet år där vi har avropat och tillämpat “Fordon 2018” (avtalet). Förra året blev vi uppmärksammade på att vi inte sköter det på rätt sätt. Vi har inte följt fordonsavtalen till punkt och pricka, säger Håkan Säberg, vd på Ulricehamns energi.

Granskningen visar dessutom att en stor andel av alla fordon har köpts från Toveks bil i Ulricehamn där samma säljare står på nästan alla fakturor. Totalt rör det sig om 60 procent. Också Hedin bil har gynnats av affärerna med bolaget, som i sin tur ligger bakom 24 procent av leveranserna.

Vi har varit i kontakt med en bilhandlare som är verksam i Sjuhärad. Han är starkt kritisk till det kommunala bolagets agerande.

– Jag tycker att det är så fel av en kommun att favorisera ett bilmärke och att vara så okunniga att man bara gör på det sättet, i så många år, säger han.

Inför varje ny affär måste en upphandling utföras för att säkerställa att skattemedlen används på rätt sätt, och för att främja god konkurrens. Ulricehamns energi använder ett nationellt ramavtal, till vilket flera billeverantörer är anslutna, för att underlätta vid upphandling av fordon. När bolaget behöver köpa in person- eller transportbilar måste de göra en så kallad förnyad konkurrensutsättning. Och det är här det blir krångligt.

Upphandlingsmyndigheten förklarar:

– “Fordon 2018” (som avtalet heter) är som ett stort ramavtal som många kommuner är anslutna till. När en kommun ska köpa en bil ställer den en fråga om att köpa den önskade produkten till alla leverantörer som är anslutna till avtalet. En förnyad konkurrensutsättning kan beskrivas som en liten upphandling i upphandlingen, säger upphandlingsjuristen Rasmus Lillberg.

Tar man del av reglerna för avtalet framgår det tydligt i dokumenten, som finns till stöd för upphandlande myndigheter, att det vid inköp av personbilar och transportfordon ska göras en förnyad konkurrensutsättning. Det har dock UEAB inte uppfattat.

– Någonstans på vägen har kravet på att göra förnyad konkurrensutsättning kommit till och det har vi missat.

Det framgår ju tydligt i avtalen, så ni har inte läst dem ordentligt då?

– Vi har missat det, säger Håkan Säberg.

Enligt Konkurrensverket är det en kommuns eller ett bolags skyldighet att sätta sig in i upphandlingsförfarandet. Däremot menar Konkurrensverket att kommuner sällan begår fel av det här slaget med avsikt. Men att ett kommunalt bolag inte har bättre kunskap om lagar och regler är enligt den bilhandlare vi har pratat med anmärkningsvärt.

– Allra mest troligt är att de haft en direkt dialog och sagt till bilhandlaren vilken bil de vill ha, precis som vilken konsument som helst, säger han.

Efter korrespondens med det kommunala bolagets vd framgår att det är en person som varit ansvarig för inköpen av fordon, och att organisationen i övrigt inte har varit inblandad i processen.

– Det har varit så under många år, och inte funnits någon anledning att ifrågasätta det. Vi har en liten organisation där olika ansvarsområden är fördelade på de olika avdelningarna, säger Håkan Säberg.

I ett senare mejl bekräftar han att beställningarna inte har skett som de borde enligt avtalet:

“Avropet eller beställningen på affärsförslaget/offerten har skett per mail eller telefon och framtagningen av förslaget har skett efter samtal eller mail i tron att det varit riktigt”.

Håkan Säberg menar att de har tagit hänsyn till de kommunala verksamheternas önskemål när de har köpt in fordonen. Att bolaget har handlat så mycket av en enskild bilhandlare och på så vis bidragit till osund konkurrens kommenterar vd:n såhär:

– Det är inte bra om vi bidragit till det. Jag vet inte om det finns någon särskild anledning till att vi handlat mycket från Toveks. Utifrån dialog med verksamheter om deras önskemål om fordon, så har det troligtvis varit så att de (Toveks) haft de fordon som uppfyllt de kraven, säger Håkan Säberg.

Men hur kunde det gå fel under så lång tid?

– Vi har inte rotat i historiken. När vi uppmärksammade att det inte var rätt säkerställde vi att vi förändrade vår rutin. Utöver det tog vi beslut att påbörja rekrytering av en upphandlare för att förstärka vår organisation resurs- och kompetensmässigt. Den är inte färdig än utan vi får ta upp det ånyo efter semestern.

Hur ser du på att ni inte följt regelverken enligt LOU?

– Det är givetvis inte bra, nej det är inte bra. Till viss del har vi följt LOU, men inte hela vägen. Vi har dragit nytta av avtalet och rabattsatserna i tron om att vi har gjort rätt. När vi blev uppmärksammade vidtog vi åtgärder för att förändra det på ett skyndsamt sätt. Det känns viktigt att få med. Det här var ett fel men vi har också rättat till det.

Vad tänker du om att skattemedlen inte har använts på ett så effektivt sätt som möjligt?

– I de förnyade konkurrensutsättningar som vi gjort de senaste månaderna har det visat sig bli samma priser eller rabattsatser och i princip samma leverantörer som tidigare, när vi inte gjort någon förnyad konkurrensutsättning, säger Håkan Säberg.

Vikten av att upphandla rätt som kommun, myndighet eller kommunalt bolag, handlar dock om mer än att få rätt vara till rätt pris. Det är viktigt för att motverka korruption och att det ska vara lika spelregler för alla aktörer på marknaden.

– Det handlar om att främja konkurrens och att låta alla aktörer vara med och tävla, för att få bästa produkt efter marknadens tankesätt och lösningar. För samma medel kan man erbjudas andra fördelar från en annan aktör. Man ska också kunna säkerställa transparens i upphandlingen och dokumentera tydligt utifrån ett offentlighetsperspektiv. Lagen om offentlig upphandling baseras på vissa grundläggande upphandlingsprinciper däribland transparens och likabehandling, säger upphandlingsjuristen Rasmus Lillberg.

Ulricehamns kommun har en enhet för just upphandling, vars uppgift är att ansvara för att kommunens upphandlingar genomförs på ett korrekt och affärsmässigt sätt. Däremot har de inte insyn i de kommunala bolagen, berättar upphandlingschefen Tarja Pajula som tillträdde först i april i år.

– De kommunala bolagen är separerade och har sin egen organisation. Vi har inte möjlighet att ha insyn från upphandlingsenheten, men kan vara behjälpliga vid frågor vilket vi också varit för UEAB:s del den senaste tiden. Det är givetvis olyckligt om man inte följt avtalet. Upphandlingslagstiftningen är krånglig, det är lätt att göra fel om man inte är insatt, men min uppfattning är att alla vill göra rätt i Ulricehamn, säger hon.

Men att ett kommunalt bolag inte är insatt i lagen om offentlig upphandling är enligt bilhandlaren under all kritik.

– Det är absurt. När man har en i övrigt, vad jag tror, väl fungerande upphandlingsorganisation, ska det inte få gå till på det här sättet, säger bilhandlaren.