I januari i år upptäcktes det att en personlig akt saknades hos socialtjänsten i Ulricehamn. Ett personärende skulle åter upp till behandling men den aktuella akten var spårlöst borta.
– Vi flyttade mellan olika lokaler under slutet av 2013 och akten har försvunnit i samband med flytten. Det är bara att erkänna att vi har brustit i hanteringen. Sådant här får inte inträffa, säger Magnus Andersson som är chef för individ- och familjeomsorg.
Saken anmäldes som en så kallad Lex Sarah och inspektionen för vård och omsorg har granskat det enskilda fallet i sig och socialtjänstens dokumenthantering i stort. I granskningen har det framkommit att det även tidigare inom Vård och omsorg i Ulricehamns kommun hänt att arkiverade handlingar inte har återfunnits. I de fallen har mycket av informationen funnits kvar digitalt i så kallade verksamhetssystem men så var det inte i det nu anmälda fallet.
– En del i akten fanns i våra datorer men tyvärr försvann bland annat ett viktigt läkarutlåtande. Det har vi aldrig hittat, säger Magnus Andersson som säger att det bara var den här akten som försvann i samband med flytten.
– Jag har uppfattat det så i alla fall. Det här var före min tid som chef men jag har fått informationen att det var ett enskilt fall.
Inspektionen för vård- och omsorg (IVO) har fått både en utredning och en komplettering i ärendet från Ulricehamns kommun under året. Man noterar att rutinerna för akthanteringen har skärpts och att personalen som hanterar arkivet fått uppdaterad utbildning.
– Det här handlar om hur en akt tas ut, hur den signeras och hur den hanteras tills dess att den är tillbaka igen. Vi har minskat på antalet personer som är inblandade i den hanteringen, säger Magnus Andersson.
Utredningen kring den Lex Sarah-anmälan som kommunen gjort är inte avslutad. IVO vill senast den 15 januari se redovisning av en utredning som säkerställer att liknande situationer inte upprepas igen. En sådan tycker inspektionsmyndigheten saknas.
– En sådan är på gång och det ligger i vårt intresse att vi gör det här på rätt sätt, säger Magnus Andersson.
Finns det en risk att den försvunna akten på något sätt hamnat i orätta händer?
– Nej, den ser jag som minimal. Problemet är att vi tappat information som finns i akten. Sådant får som sagt inte inträffa men nu gjorde det.
Henrik Erickson
